Atribuições da administradora de condomínios: Quais tipos de serviços são de responsabilidade da empresa

March 22, 2016

Confira abaixo uma lista com atribuições gerais que competem à uma administradora de condomínios.Vale ressaltar que os tipos de serviços prestados devem estar previstos em contrato e isso pode variar de caso para caso.

 

GESTÃO ADMINISTRATIVA

  • Gerenciamento dos arquivos documentais

  • Controle do cadastro de proprietários.

  • Atendimento (pessoal/telefônico) de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc.. 

  • Disponibilização de banco de dados na INTERNET (serviço geralmente cobrado à parte).

  • Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – Síndico e Conselho Consultivo.

  • Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio.

  • Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo (quando realizadas fora do horário de expediente da empresa será cobrada à parte).

  • Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias Gerais.

  • Presença nas assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas) – serviço geralmente cobrado à parte.

  • Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos

  • Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários

  • Atendimento a fornecedores de materiais e serviços

  • Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços

  • Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao Síndico para a deliberação)

  • Acompanhamento da liqüidação de sinistros.

  • Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, a saber

  1. validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros

  2. certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais)

  3. vencimento das cargas dos extintores de incêndio;

  4. testes hidrostáticos dos extintores

  5. hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros

  6. formação e treinamento da brigada de prevenção e combate à incêndio

  7. sinalização de segurança

  8. sistema de alarme

  9. sistema de iluminação de emergência

  10. grupo gerador de energia elétrica

  11. sistema de detecção de fumaça

  12. portas corta-fogo

  13. corrimãos

  14. escada de emergência e rotas de fuga

  15. sistema de pára-raios (medição ôhmica e abrangência do sistema)

  16. instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas

  17. sistema de sprinklers

  18. aplicação da legislação municipal referente aos deficientes físicos

  • Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás (são anexados às pastas mensais de prestações de contas).

  • Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas, etc.) – serviço cobrado à parte na base de 5% da receita auferida pelo Condomínio.

  • Controle e atualização do CNPJ do Condomínio. Eventual regularização decorrente de problemas incidentes em gestão anterior a nossa, será cobrada à parte, com preço submetido à prévia concordância do Síndico.

  • Gestão dos contratos de conservação e de manutenção:

 

  1. elevadores 

  2. porteiros eletrônicos

  3. centrais telefônicas

  4. antenas coletivas

  5. áreas ajardinadas

  6. portões automáticos

  7. conjunto moto-bombas

  8. aquecimento central

  9. ar condicionado central

 

  • Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados:

  1. serviços de vigilância patrimoniala)

  2. monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral

  3. serviços de limpeza 

  4. serviços de portaria

  • Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios, ilustrado com fotos quando for necessário. As vistoria são realizadas sem nenhum ônus para o Condomínio através da nossa associada Techview Engenharia. 

  • Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração. Como essa assessoria é terceirizada, a elaboração de projetos ficará sujeira à provação prévia do respectivo orçamento.

  • Controle dos acessos (emissão de crachás, livros de anotações, etc.).

  • Controle da manutenção das áreas de recreação: salão de festas, salão de jogos, piscinas, salão de ginástica, home theater, quadras poliesportivas, pistas de corrida, etc.

  • Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, gazebo, etc.

  • Diligências junto à concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões, etc. – serviço geralmente cobrado à parte

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
(para funcionários não terceirizados)

  • Recrutamento de funcionários

  • Seleção de funcionários com pesquisa cadastral

  • Admissão e procedimentos de registro

  • Contrato de experiência.

  • Treinamento de funcionários - interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.

  • Atualização das fichas de registro dos funcionários

  • Atualização das carteiras profissionais

  • Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria

  • Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios

  • Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença

  • Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.

  • Formalização de advertências disciplinares

  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

  • Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho

  • Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle

  • Salário-família – controle/concessão

  • Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico

  • Elaboração da folha de pagamento

  • Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários

  • Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas

  • Elaboração da folha de pagamento do 13º salário

  • Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS)

  • Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS

  • Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP

  • Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal

  • Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal

  • Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados

  • PIS – cadastramento de novos funcionários

  • PIS – elaboração das guias e recolhimento

  • Emissão dos informes de rendimentos

  • Pesquisa cadastral dos funcionários – serviços terceirizados e cobrados à parte

  • Livro de inspeção trabalhista

  • Aquisição e controle de uniformes

  • Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias

  • Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado).

  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (serviço especial que é cobrado em separado com base no Referencial de Serviços Especiais da (AABIC).

  • Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.

  • DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte (cobrado à parte com base no Referencial da AABIC).

  • Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho.

  • Aquisição e distribuição de cestas básicas – atendimento à convenção coletiva de trabalho.

  • Inscrição/renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador

  • Vale alimentação/refeição.

  • Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.

  • Convênio de assistência médica.

  • Convênio de assistência odontológica.

  • CIPA – Atendimento à NR-5.

  • EPI – Atendimento à NR-6.

  • PCMSO – Atendimento à NR-7 – serviço terceirizado e cobrado em separado..

  • PPRA – Atendimento à NR-9 – serviço terceirizado e cobrado em separado.

  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – serviço terceirizado e cobrado em separado

  • LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho – serviço terceirizado e cobrado em separado.

 
GESTÃO FINANCEIRA

  • Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.

  • Elaboração do quadro de rateio das despesas.

  • Emissão dos recibos/boletos bancários.

  • Controle dos pagamentos das cotas condominias – conferência das baixas relacionadas pelo Banco.

  • Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.

  • Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.

  • Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.

  • Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on line.

  • Conciliação da conta bancária.

  • Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.

  • Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.

  • Prestação de contas mensais – contas ordinária, undo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.

  • Confecção das pastas de prestação de contas mensais.

  • Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.

  • Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.

  • Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.

  • Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.

  • Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.

  • Gestão da conta corrente bancária exclusiva do Condomínio.

  • Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.

  • Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.

 

GESTÃO DE ASSUNTOS JURÍDICOS

  • Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios

  • Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.

  • Emissão de notificações extra-judiciais e judiciais – serviço cobrado em separado.

  • Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio – cobrado à parte.

  • Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.

  • Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..

  • Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas – serviço cobrado em separado.

  • Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.

  • Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias – serviço cobrado em separado.

  • Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais – serviço cobrado em separado.

 

 Habitat Brasilis Administradora de Condomínios Ltda.

 

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